“¡No tengo tiempo!”. Todos en alguna ocasión hemos oído (incluso dicho) esta frase. Realmente debemos plantearnos si la realidad es que quizás no queremos tener tiempo, nos da pereza sacarlo o, más crudo aun, no es prioritario para nosotros ese tema, proyecto o cuestión. Eso sí, a veces no debes olvidar que igual para ti no es prioritario, aunque si lo es para tu empresa o compañeros de trabajo.

No podemos negar que vivimos en una época de ritmo imparable con múltiples compromisos, interacciones y distracciones. En algunas ocasiones vemos a gente que se organiza muy bien y llega a todos los compromisos y proyectos en los que se embarca. Por otro lado, muchas personas no llegan a todo lo que se proponen;  se comprometen a nuevos compromisos para los que no tienen tiempo, algo que conlleva que, en última instancia, queden mal. La realidad es que todos tenemos 24 horas al día; dependerá de nosotros como invirtamos nuestro tiempo. La inversión de tiempo dependerá de nuestras obligaciones personales, profesionales y familiares.

Para empezar, os animo a que de una vez por todas hagáis un inventario de inversión de tiempo. Mucho diréis “Y esto, exactamente ¿qué es, Juan? Es tan fácil como recoger en un cuaderno, hoja de cálculo o base de datos e incluir a qué dedicáis vuestro tiempo diario y semanal. Simplemente estamos recopilando acciones a las que dedicamos nuestro tiempo. Aconsejo, además, incluir los tiempos muertos que tienes o esos ratos en los que no haces nada concreto. Una vez identificado, nos tocará analizar esa información para asumir y ser conscientes en qué tareas y cosas invertimos nuestro tiempo.

A partir de aquí toca responder o reflexionar sobre las siguientes preguntas o cuestiones con libertad y honestidad:

  • ¿Dedicas el tiempo necesario a las tareas realmente prioritarias?
  • ¿Qué otras tareas o actividades podrías postergar, delegar o cancelar para tener más tiempo para cosas más necesarias?
  • ¿Estas dedicando el tiempo a lo que realmente necesitas o es importante para ti en estos momentos?
  • ¿Qué haces cuando una actividad programada se retrasa o cancela en el hueco destinado a ella?
  • ¿Qué influye a la hora de comprometerte (o no) a un nuevo proyecto?
  • ¿Qué proceso sigues para decir que no a propuestas, proposiciones o proyectos que vienen de otras personas?
  • ¿Cómo podrías aprovechar mejor los tiempos muertos detectados en tu tabla?
  • ¿Cumples el horario previsto para cada actividad?
  • ¿Cómo puedes organizar mejor tu tiempo?

Siempre recuerdo un jefe que tuve hace un tiempo que nunca tenía tiempo para nada. Convocaba reuniones y al final asistíamos todos menos él. Esto conllevaba que, en más de una ocasión, nos tocaba liderar reuniones sin tener muy claro por qué se había convocado; nos tocaba improvisar para intentar salir airosos. Te planteaba, retos, tareas y proyectos, que no te explicaba porque siempre estaba ocupado. Esto conllevaba que teníamos que trabajar cuatro veces; nos tocaba tirar de invención y desarrollar cosas, interpretando lo que a priori creíamos que quería. Una vez estaba la primera propuesta y se la mandábamos y nos respondía diciéndonos que eso no era lo que necesitaba, que le diésemos otra vuelta. Eso sí, seguía sin aclarar lo que quería o necesitaba. Siempre aducía no tener tiempo. Incluso, me lo encontraba por el pasillo y le decía “Tengo que hablar contigo”, pero siempre decía “Lo siento, no tengo tiempo”. Educado era, por el “lo siento”, pero ciertamente, siempre me dio la impresión de que poco le interesaba lo que hacía y lo que le podía aportar. Me hubiera dado por pensar que era algo personal, si no lo hubiera hecho con el resto de compañeros, pero la respuesta era general.

Por supuesto, este responsable era un verdadero cuello de botella, es decir, tenía millones de melones abiertos y no finalizaba ninguno. Incumplía plazos, demoraba tareas, tiraba balones fuera e intentaba que nosotros tomásemos decisiones que no nos competían por cargo y responsabilidad. Además, la falta de claridad en sus peticiones, te conllevaba trabajar tres veces hasta que adivinabas lo que realmente quería.

Soy de la opinión de que una empresa tiene que ser como un motor, que todo funcione a la perfección; si el motor funciona bien, pero no se coordina con el resto de partes… el coche no avanza. Un buen jefe debe tener tiempo para escuchar a su gente, para dirigirles de forma eficaz y obtener los objetivos marcados. Difícilmente se podrá cumplir con ellos si el jefe se limita a ordenar y no escuchar ni ayudar para resolver posibles problemas que puedan surgir en el camino.

La organización en un puesto de responsabilidad es fundamental. Hay que priorizar proyectos, dedicar tiempo al equipo… Si el responsable está siempre reunido de forma presencial, online o telefónica, no puede estar con el equipo cuando éste le necesite. Por eso, siempre digo que las reuniones hay que programarlas dentro de una franja horaria, manteniendo otra para el equipo además de la propia. Un responsable no puede aducir que su trabajo es “reunirse”. Espero, que además, sea capaz de realizar otro tipo de tareas.  

Las organizaciones deben plantearse de una vez por todos si la forma de trabajar de sus personas es efectiva, eficaz y productiva. Muchas veces se invierten muchos recursos y tiempo para alcanzar unos resultados que no justifican esa inversión directa e indirecta de recursos y tiempo. Esto tiene que ver con una análisis, adaptación y cambio constante de la forma de hacer y ejecutar nuestro trabajo y tareas. Va bien pensar en el producto mínimo viable de cada tarea, proyecto y actividad, es decir, ¿Cuánto tiempo nos costaría poder probar, hacer o lanzar algo con los mínimos recursos para estar operativos en el mercado? Una vez lanzado, podemos valorar y sacar conclusiones de mejora y cambio para el futuro.

También va bien que las empresas hagan con cada persona de su organización reuniones periódicas de cargas de trabajo, inversión de tiempo y objetivos a alcanzar, para que a partir de ahí se organice cada persona como mejor estime para ejecutar, organizarse y alcanzar sus hitos. Esto permitiría que aquellas personas más desorganizadas pudiesen tener más asistencia de la empresa para buscar alternativas de cara a que aprovechasen mejor su tiempo. Obviamente esto se debe hacer con la flexibilidad lógica de nuevas prioridades o necesidades que surjan en cada empresa. Personalmente, evitaría las reuniones tipo “todos los lunes, a las 5 de la tarde, nos reunimos”. Uno se reúne con una agenda… para resolver dudas, informar… A una reunión hay que ir preparado.

No debemos olvidar que no hacemos nada con tener millones de cosas empezadas sino somos capaces de ir cerrando temas y viendo sus resultados. Tener todo abierto y ver que no avanza de ninguna forma nos hace desanimarnos y tirar la toalla, tarde o temprano. Cada tarea debe tener un cronograma claro que se debe respetar. Como en todo, puede haber retrasos, que deberán aparecer en el cronograma también. Así, todo el mundo tiene un objetivo claro para terminar esa tarea.

Hay quienes les da por decir “SÍ” a todo lo que les piden, (excepto una subida de sueldo). Pero… ¿es realista hacerlo? Si lo que vas a hacer, como responsable, es repartir esa tarea entre tu equipo, tendrás que saber quién tiene tiempo para añadir esta tarea a su “mochila”. Si, además, se han fijado objetivos con ciertas tareas, ¿por qué iban a dedicar tiempo a otra tarea no prevista? Un favor se hace a cualquiera, qué duda cabe, pero no podemos tener un equipo de “favores”. No se trata de quedar bien con los externos, para empeorar la vida de los internos.

Tendrás que ver qué porcentaje de esas tareas nuevas estás dispuesto a hacer tú antes de delegar a tu equipo. Además deberás responder a estas preguntas: ¿qué tareas tendrás que dejar de hacer para dedicarte a esto? ¿Qué volumen de tiempo te quitará realmente? ¿Por qué te motiva dedicar tiempo a eso? ¿Qué tiempo tienes realmente para nuevos compromisos, tareas y actividades? ¿Qué cosas o tareas puedes dejar de hacer? ¿Qué nivel de compromiso tienes?

Si es algo que vas a hacer tú como responsable, serás tú quien pueda ver si puedes o no hacer dicha tarea. Pero no es justo aceptar cuando se accede a llevar a cabo esa tarea sin haber preguntado al equipo que la ejecutará.

Personalmente, me da mucha rabia cuando tengo que ir detrás de la gente que accedió voluntariamente a participar en cierto proyecto y luego te dejan colgado sin dar la cara. Lo tengo comprobado, aquellas personas que desde el principio incumplen, al final, no conseguirás hacer nada con ellos. No puede ser que siempre tengas una excusa. Para estar mal en tareas o proyectos lo mejor es salirte y dar paso a otras personas.

¿Por qué motivo no tienes tiempo?

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