¿Seguro que me has mandado ese correo electrónico? Esta es una de las preguntas más habituales en la oficina. Muchos somos receptores de infinidad de correos electrónicos en los que estamos en copia y no siempre les hacemos mucho caso.
Hay quienes aseveran que no se les ha mandado ese email, cuando yo, habiéndolo enviado, me había cerciorado de haberlo hecho, además tras comprobar que era así. La primera vez, por cortesía me quedo callado y se lo vuelvo a mandar; la segunda vez que me lo hacen, ya le indico a esa persona educadamente el día y la hora en que le mandé dicho correo.
No tengo inconveniente en reconocer cuando me he equivocado, ya que, en ocasiones, se me ha podido olvidar incluir a alguien, de no mandar el documento adjunto o de equivocarme en la persona a la que se lo mando, sobre todo cuando voy con prisa, porque entonces es cuando más se equivoca uno.
Un grave problema surge cuando la principal herramienta de comunicación en tu trabajo es el e-mail. Hay quienes reciben más de los que pueden gestionar, e incluso, alardean de tener más de 500 correos electrónicos sin leer. Esto hace que muchas tareas, procesos, y proyectos importantes se demoren, retrasen o pierdan, porque alguien involucrado no acceda a la información y por ende esta información no llega al resto de personas involucradas en la organización, generando problemas, algunos insalvables. ¿No os ha ocurrido que os han mandado un día un e-mail no urgente sino lo siguiente (debe estar para ayer) y te das cuenta que el asunto, es de hace muchas semanas, porque se han olvidado de borrar toda la cadena de correos? Esto te altera mucho más, porque no te queda margen de maniobra y te toca apechugar para intentar salvar los papeles.
Al final, no debemos olvidar que a todos nos pagan por hacer nuestro trabajo y no por ir a nuestro trabajo a calentar una silla. Toca tener claro qué rol desempeñamos cada uno de nosotros y nuestras funciones asignadas, ya que algunas tareas de responsabilidad no son delegables. En ocasiones tenemos situaciones que te intentan delegar decisiones o tareas que no te corresponden tomar a ti por el rol que ocupas, ya que requiere que esa decisión la acometa, una persona que ocupa un cargo de responsabilidad en tu compañía.
Entra dentro de cada uno de nosotros, saber organizarnos nuestras tareas y tiempo de trabajo. Para empezar, plantéate está cuestiones ¿Cuál es el principal canal de comunicación de tu empresa? Las empresas empiezan a tener varios canales, que no siempre son el que tu consideras principal.
También os digo que debéis tener mucho cuidado con esas personas que no leen los correos y que las órdenes os las dan de palabra, sobre todo cuando lo hace alguien que ocupa un puesto de responsabilidad en la compañía. Si eso que te ordenan no sale como se esperaba o deseaba, pueden decirte que ellos no te dijeron eso y que fue decisión unilateral tuya, que no será verdad. A ver como lo demuestras… Es tu palabra contra la suya y te puede generar problemas. Por lo tanto, para cubrirte las espaldas, determinadas indicaciones, órdenes o directrices para que ejecutes algún trabajo o tarea, que te las den por escrito, así tienes algo a lo que agarrarte, para poder demostrar que recibiste esa orden de tu responsable o de la persona que estaba al mando en ese proyecto en el que colaboras.
Las personas que no leen sus correos electrónicos, que no los responden y que, por ende, no gestionan sus proyectos de trabajo, ya te están demostrando su falta de profesionalidad, de rigor y de querer sacar el trabajo adelante. Es más, si a ti ocupando un puesto de cierta responsabilidad, no te gusta el correo electrónico, indica a tu red de colaboradores, cuál es el canal de comunicación o de gestión elegido, para sacar los temas adelante. Porque alguna de estas personas no gestiona su correo electrónico y luego tampoco están nunca disponibles para reunirse contigo y decidir las cuestiones relevantes para que puedas ejecutar tu trabajo, con las indicaciones adecuadas, para tener claro el camino a seguir.
Está claro que todas las personas debemos tener algo de iniciativa en la ejecución de nuestros trabajos, porque algunas personas pretenden que sus responsables se lo den todo mascado y le den ok a cada paso que tienen que ejecutar, cuando esto se convierte en un cuello de botella. Cuando ocupamos el rol que sea, debemos saber cuáles son nuestras tareas y, en ocasiones, nos tocará buscarnos la vida. No me valen la típica frase de “eso no lo sé hacer” o eso “no lo he hecho nunca”. Siempre te tocará hacer algo por primera vez. Recuerdo que, hace poco, organizando un evento con una persona que me estaba ayudando, que me dijo “anda monta tú el roll up, porque no he montado yo ninguno” y le dije, “vente conmigo y será tu primera vez, para que la próxima vez lo puedas hacer por ti mismo”. Si nos quedamos en que jamás hice eso, nunca llegará el momento en el que te lances a hacerlo y alguna vez tiene que ser la primera.
De todas formas, cuando tengas una persona que no lea tus correos, guárdate todos los envíos que le hiciste del asunto que exige su intervención. Igualmente, tu parte del trabajo debes tenerla ejecutada, para que luego no puedan decirte que tu trabajo no lo puedes hacer. Así podrás demostrar que esta el tema pendiente, porque él o ella, no hizo su trabajo y eso demoró todo el proceso, incluso haciendo que se perdiese un pedido o que generase un perjuicio económico a la organización.
Muchas veces este tipo de gente sigue actuando de la misma forma irresponsable, porque su inacción y desidia hacia sus tareas, no tiene ninguna consecuencia y eso le hace crecerse, comportándose aun de forma más descarada, porque se piensan que están por encima de todos los demás. Muchas veces para desatascar el trabajo de estas personas, otras personas asumen parte del trabajo que no les compete, para que todo fluya. Si la ejecución sale bien, y la persona que no hace su trabajo se pone las medallas y la otra persona se queda con un triste “gracias por hacer tu trabajo”.
Lo que tengo muy claro es que no es defendible que tengas cientos de correos electrónicos sin leer, porque es parte de tu trabajo saberlo gestionar. Está claro que, en ocasiones, cuando uno ocupa puestos de cierta responsabilidad debe educar a sus equipos de personas, para que sepan tipo de información les deben mandar y cual no, para evitar colapsar el correo electrónico de nuestros responsables. Los correos de “información” donde se incluya a una docena de receptores, es un correo perdido. Claramente, no va a ser leído por más de la mitad de las personas. Además, es lo que provoca, ante el aluvión de correos, que no se lean….
Además, debes comunicar la forma más operativa en el equipo y en la organización para que la información fluya y permita que los proyectos de trabajo avancen y se desarrollen.
Tenemos que ser responsables de que nuestro trabajo fluya y que, por una mala organización nuestra, no podemos perjudicar, retrasar o impedir que otras personas de nuestra organización, puedan ejecutar su trabajo de forma adecuada y fluida. En ocasiones la culpa de que algunas personas no se responsabilicen de su trabajo, es porque otras personas se lo permiten o consienten y así nos va. Ocupar determinado rol o puesto por el que tienes muchas personas a tu cargo, no te da derecho para dejar de hacer tu trabajo, esperando que otras personas lo ejecuten por ti.
El correo electrónico, también es cierto, no puede estar encendido todo el día. No puede interferir en nuestro día a día. Nuestro trabajo no consiste simplemente en responder correos. Lo mejor es establecer franjas horarias para leer y responder el correo electrónico, que es una herramienta de trabajo. Algunas personas quieren una respuesta inmediata a su correo, cuando muchas veces no es ni importante ni urgente de forma objetiva, aunque a la persona que lo manda solo le preocupa “su libro”. Nos toca saber educar a la gente y decirles que le darás respuesta, cuando puedas y le toque, porque antes tienes otros temas mucho más importantes para el negocio y para la supervivencia de la compañía.
Debemos ser ante todo buenos profesionales y comportarnos como tal. Esto significa que debemos hacer lo que nos toca y lo que se espera de nosotros. No dar respuesta nunca es una buena solución. Omitir los problemas o hacer que no existen no los soluciona, esto hace que en un futuro vuelvan con fuerza y nos generen muchos más quebraderos de cabeza.
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