Muchas relaciones laborales que parecen un éxito durante el proceso de reclutamiento se truncan durante la acogida y el período de prueba. El principal error es mostrar de primeras una empresa y una persona que nada tiene que ver con los mostrado durante el proceso de selección. La perfección no existe nunca y si te la vende alguna parte, debes desconfiar. Es más, vete esperando cosas que no te gustarán y que descubrirás si eres la persona elegida para ese puesto y decidas aceptar. Igual que tú como empleado tienes cosas que aún no han descubierto, que les generarán dudas o que no les gustarán, aunque las aceptarán porque van en el “pack”.
Suele ser más habitual de lo aceptable que se dé la misma acogida y bienvenida para todas las personas que se incorporan, cuando cada uno es un mundo, diferente y cada persona tiene unas necesidades diferentes. La gente quiere sentirse especial desde el primer momento. Es su comienzo y quiere que se lo personalicemos lo máximo posible a su rol, sus necesidades, expectativas, departamento al que va y demás cuestiones. Nadie quiere ser uno más, aunque todos lo somos, sin embargo, eres especial y diferente, porque vas a ejecutar algo dentro de esa empresa, para la que eres especialista y dentro del conjunto de producto o servicio que ofrece esa empresa, es necesario y relevante.
Es común que el proceso de acogida se limite al área de Recursos Humanos, excluyendo al departamento de destino y al resto de la compañía. Para crear una integración más efectiva, es fundamental involucrar a todos los colaboradores. Esto implica informarles con anticipación sobre la incorporación de nuevos miembros, detallando su rol en el proceso de bienvenida y fomentando así una cultura corporativa donde todos se sientan parte del equipo. Recordemos que, si bien buscamos un ambiente agradable, el trabajo sigue siendo el objetivo principal. No se trata de una fiesta de pijamas.
Por lo tanto, una vez que ya hemos decidido qué persona más adecuada del proceso de selección y esa persona ha aceptado nuestra oferta, poniendo ya fecha a la incorporación, debemos de planificar al detalle esa acogida. Al recopilar información detallada sobre el candidato y el puesto, podremos diseñar un proceso de integración personalizado que facilite su adaptación y lo motive a alcanzar sus objetivos desde el inicio.
Aquí te dejo un bloque de preguntas que debemos hacernos dentro de la empresa de cara a que la acogida sea exitosa. Esto debe estar liderado por la cúpula, aunque se delegue en el área de recursos humanos. Es fundamental darle verdadero valor a la llegada e integración de las nuevas personas que se incorporan a la organización.
1. ¿Cuál es el perfil de la nueva persona que comienza a trabajar con nosotros?
- ¿Qué nivel de experiencia trae el nuevo empleado?
- ¿Cuáles son sus fortalezas, debilidades y necesidades de desarrollo?
- ¿Qué expectativas tiene sobre su nuevo rol y la empresa?
- ¿Qué propósito principal tiene que conseguir esa persona en ese puesto?
- ¿Cómo se alinea el rol del nuevo empleado con los objetivos de la empresa?
- ¿Cuál es la misión del puesto y cómo contribuye a la visión y objetivos de la empresa?
- ¿Qué resultados esperamos que el nuevo empleado alcance en su primer año?
- ¿Qué plan de ayuda y acompañamiento existe para que esa persona pueda alcanzar los resultados que se esperan de ella?
- ¿Qué tipo de liderazgo existe en la empresa y en el departamento al que va esa nueva persona incorporada?
- ¿Cómo podemos personalizar el proceso de “onboarding” (acogida)?
- ¿Qué formación específica necesita el nuevo empleado para su puesto?
- ¿Cómo podemos adaptar la inducción a su estilo de aprendizaje (visual, auditivo, kinestésico)?
- ¿Cómo podemos involucrar a su equipo inmediato y mentores en su proceso de integración?
- ¿Qué información es crítica para que el nuevo empleado se sienta parte del equipo rápidamente?
- ¿Qué aspectos de la cultura corporativa son esenciales que el nuevo empleado entienda desde el primer día?
- ¿Qué valores, normas y comportamientos clave deben ser transmitidos?
- ¿Qué recursos y herramientas necesita el nuevo empleado desde el primer día?
- ¿Tiene acceso a las herramientas tecnológicas, software, y recursos necesarios para desempeñar su trabajo desde su llegada a la empresa?
- ¿Qué soporte adicional (IT, administrativo…) es necesario para que comience sin contratiempos?
- ¿Cómo podemos facilitar la creación de relaciones clave dentro de la organización?
- ¿Qué personas clave debe conocer el nuevo empleado para integrarse bien?
- ¿Cómo podemos facilitar su integración en el equipo, a través de reuniones, presentaciones, o eventos sociales?
- ¿Cómo mediremos el éxito de la integración del nuevo empleado?
- ¿Qué indicadores clave de rendimiento (KPIs) o hitos debe alcanzar el nuevo empleado en su período inicial?
- ¿Qué feedback recibimos del nuevo empleado y de su equipo sobre el proceso de acogida?
- ¿Cómo podemos mejorar continuamente nuestro proceso de acogida?
- ¿Estamos recopilando y analizando el feedback del nuevo empleado sobre su experiencia de onboarding?
- ¿Cómo podemos adaptar y mejorar nuestro proceso de acogida para futuros empleados?
- ¿Hemos contado con la opinión de esa persona para elaborar su proceso de acogida en la empresa?
- ¿Cómo nos aseguramos de que el nuevo empleado comprende su rol y responsabilidades?
- El nuevo empleado, ¿tiene una descripción de su puesto clara y detallada?
- ¿Existen reuniones regulares programadas para revisar el progreso y resolver dudas?
- ¿Qué persona de la empresa lidera cada fase de su proceso de acogida?
- ¿Qué persona se encarga de integrarle y acompañarle en la cultura de la empresa ajena a sus tareas (comidas, descansos, etc.)?
- ¿Cómo apoyamos el bienestar y la adaptación del nuevo empleado en su transición?
- ¿Hemos considerado su bienestar emocional y social durante el proceso de acogida?
- ¿Qué mecanismos de apoyo y recursos de bienestar están disponibles y se han comunicado claramente?
- ¿Qué comunicación necesitamos mantener durante los primeros meses?
- ¿Cómo mantenemos una comunicación abierta y continua con el nuevo empleado durante su primer trimestre?
- ¿Hay un plan para revisar el progreso y ajustar el proceso de integración si es necesario?
12. ¿Cómo se integra esa persona con el resto de personas que trabajan en ese departamento
- ¿Qué tareas va a gestionar esa persona?
- ¿Cómo se complementa e integra esa persona con el resto de roles y persona que trabajan en esa empresa?
- ¿Qué aporta esa persona al departamento en el que se integra?
- ¿Cómo encaja la persona que lidera ese equipo con la nueva persona que llega?
- ¿Qué papel va a tener cada persona que trabaja en ese departamento en la formación e integración de la nueva incorporación?
En definitiva, la integración debe ser gradual. Es crucial evitar saturar a los nuevos integrantes con demasiada información al inicio y permitirles un período de adaptación. Aunque se dice que lo que no mata te hará más fuerte, descuidar la acogida inicial puede generar malestar y desmotivación. Si no se brinda el apoyo necesario en esas primeras semanas, muchos talentos podrían decidir que la empresa no es el lugar adecuado para ellos y comenzar a buscar nuevas oportunidades.
Si bien este plan es muy detallado, es poco probable que se pueda implementar al 100%. Sin embargo, constituye una excelente guía para ajustarlo a las necesidades específicas de tu empresa, considerando sus procesos, cultura organizacional y talento humano.
¿Qué anécdotas te han dejado las acogidas en las empresas a las que te has incorporado?
Fuente imágenes utilizadas https://pixabay.com/es/ y una de las imágenes ha sido creada con inteligencia artificial, concretamente con la herramienta https://ideogram.ai/
