Hoy voy a tratar sobre un tema que me sorprende que todavía ocurra en las empresas. Y es que todavía hay tareas que solo sabe ejecutar una persona dentro de un departamento y/o empresa. La paradoja es que, cuando esa persona se va de vacaciones, tiene una ausencia más larga por otros temas o, en el peor de los casos, se marcha de la compañía, que nadie pueda sustituirle. No es viable tener a 2 o 3 personas contratadas para lo mismo. Y eso no lo pone nadie en duda. Pero sí que debería existir una planificación, para que otras personas del departamento o de la organización, aprendan algunas de esas tareas y tener, así, cubiertos esos imprevistos que, aunque no lo creas, surgen.
No digo que durante x meses tengamos a dos personas en el mismo puesto, sin embargo, sí que durante un porcentaje de su jornada la persona que vaya a sustituir a la persona que se jubila, pueda estar aprendiendo las nuevas tareas, que le tocará ejecutar en unos meses. Todo se puede aprender, aunque es mejor hacerlo de forma constructiva y no de emergencia. Tampoco es extraño ver como los que sustituyen tienen que buscarse la vida; esto hace que cometan muchos errores que eran evitables, que esta persona sufra ansiedad y estrés, viéndose contra las cuerdas, porque tiene que hacerlo y esto le supone meter muchas horas fuera de su jornada de trabajo, para adquirir ese proceso de aprendizaje que su empresa no le ha facilitado de una forma más progresiva.
Formas de actuar hay muchas. Os doy una idea de como me gusta hacerlo a mí, desde el área de recursos humanos para preparar ese proceso de sucesión.
A primeros de cada año, hay que determinar el nombre de todas las personas que se jubilan en la compañía.
Una vez identificadas, recomiendo hacer un listado de las tareas que ejecuta cada persona, viendo los conocimientos y las competencias que esa persona aporta.
Después, analizar si esas tareas solo las hace esa persona, ver qué otras personas que ya están en la compañía podrían y querrían ocupar ese rol profesional o asumir esas tareas en la organización. Si necesitamos, por el contrario, buscar a otra persona de fuera de la organización, es preferible planificar el proceso de selección con tiempo, para conseguir hacer una transición adecuada.
Lo que va bien es involucrar en el proceso de sucesión a la persona que se jubila, para contar con su ayuda y opinión, haciéndole partícipe del proceso, desde el diseño hasta en la ejecución y, así, también se siente útil y se le motiva. No queremos tampoco esos personajes que se pueden encontrar que dicen “me da igual todo, porque yo, en 6 meses, estoy jubilado”. También puede ser bueno poder buscar alguna fórmula para que esa persona que se jubila si quiere, pueda seguir colaborando en la compañía de alguna forma, aunque esto debe ser libre y voluntario.
Además, teniendo este proceso de sucesión claro, permite trazar un plan de formación a medida de la persona que lo sustituye, para darle una formación complementaria en aquellas áreas, conocimientos o competencias en las que tenga más carencias. Esto se hace de forma paralela a la transmisión de conocimiento de la persona que se jubila. Igualmente es bueno tener todo en protocolos de trabajo que pueden elaborar ambas personas, para que este todo documentado, aunque luego, la forma de hacer de cada persona es única. En esa transferencia se pueden dar trucos, lecciones, aprendizajes que valen oro y que nunca estarán en ese procedimiento, que determina los pasos a seguir.
Muchas veces algunas empresas y cúpulas no valoran el talento de las personas que se jubilan, porque no hacen nada para que ese saber se transmita de una forma natural, planificada y adecuada. Está claro que nadie es imprescindible, lo único es que, algunas personas son mucho más necesarias que otras, porque llevan tareas muy estratégicas, que tienen un peso en toda la compañía.
De la misma forma, si alguien comunica que se va y es alguien súper valioso, debes de trazar con él durante su plazo de preaviso (el que sea), el plan para que te ayude a buscar al sustituto o sustituta y explique, al menos, a alguien todo lo que hace y cómo deja todos los temas que llevaba. No sería la primera vez que una persona que se marcha a otra empresa, en las sucesivas semanas a la marcha, les fríen a llamadas para que les explique todas las cosas e indique en qué estado están los temas. Esto dependerá de cómo fue la salida, porque algunas organizaciones, no lo ponen fácil y son duras con las personas que se marchan de la compañía. Si se, va en ocasiones es porque determinadas necesidades y expectativas no se cubren o, peor aún, se ignoran. Es bueno quedar bien con todas las personas que deciden marcharse de tu empresa o al menos intentarlo. La vida profesional puede dar muchas vueltas y volver a colaborar con una persona que trabajo anteriormente contigo. Por eso va bien, quedarnos con lo bueno, sabiendo diferenciar lo profesional de lo personal, no entrando nunca en esas facetas personales, porque cruzar esa vía, es un no retorno.
Un plan de sucesión efectivo en las organizaciones es una apuesta estratégica por el talento de las personas, asumiendo que algunas tienen unos talentos innatos, aunque el conocimiento, los trucos, lo aprendido, se puede transmitir y son lecciones súper valiosas, que harán que la persona que sustituya a la que abandona la empresa, viva ese proceso transitorio con calma, tranquilidad y con el aprendizaje dosificado de forma adecuada.
En ocasiones se han vivido situaciones de proyectos que se han perdido, porque la persona que lo lideraba o controlaba se ha jubilado y algunas cosas nadie más las controlaba, haciendo que, por una pérdida de efectividad, rapidez y obtención de resultados, se vayan a la competencia, haciendo mucho daño a la cuenta de resultados y beneficios para la empresa, que vive gracias a los clientes.
Va bien que, si esa persona que se jubila atiende a clientes, se haga por su parte la presentación de la nueva persona de referencia a partir de ese momento, habiéndoles comunicando hace tiempo ese proceso de transición. A veces si hace el silencio y los clientes se encuentran con la desagradable sorpresa, sin que nadie les explique nada y eso no es lo adecuado. Vives de los clientes, es por ello, que deberías mostrarles confianza, transparencia y comunicación.
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