Llevo tiempo organizando eventos. Si alguien me hubiera dicho hace unos años que iba a realizar este tipo de tarea, la verdad es que no le hubiera creído, pero a las pruebas me remito. Creo que con la cantidad de eventos que he organizado, puedo hablar con conocimiento de causa.

Es algo que, honestamente, se me da bien. Cuando uno propone eventos, hay que tener en cuenta que no siempre salen todos. Podríamos decir que de 4 eventos que uno intenta organizar salen 2 como mucho, porque la vida es así.

Siempre estoy en movimiento. Quien me conozca, lo sabrá. Es por ello, que mi cabeza está dando vueltas de forma constante a nuevas ideas y proyectos que poder ejecutar. Además, lo que empiezo me gusta materializarlo y acabarlo. De la misma forma, he de confesar mi defecto: No me gusta hacer siempre lo mismo. Podré hacerlo parecido, pero creo que debemos estar en constante evolución por lo que siempre se debe mejorar.

Antes lanzarte a organizar un evento debes plantearte esta cuestión: ¿Qué valor novedoso, diferente y disruptivo aporta en comparación a otros de la misma temática?

Hacer lo mismo que otros, te deja atrás y no te diferencia, porque ya tienes a otras personas que llevan tiempo haciendo eso que tú propones y te costará hacerte hueco, si no eres capaz de aportar algo extra. Imagínate que organizas eventos y/o congresos de recursos humanos; te recomiendo que asistas a todos los que organiza la competencia, sean presenciales y/o online. Analiza los pros, contras y aspectos a mejorar de cada uno de ellos. Igualmente piensa qué cosas novedosas puedes introducir. Pregunta a las personas que asisten a ese tipo de congresos las siguientes cuestiones: ¿Qué echan de menos en este tipo de congresos? ¿Qué aspectos, estructura y temáticas les gustaría ver en ese tipo de eventos? ¿Qué necesidades, problemas o expectativas no se cubren sobre esa temática en esos eventos?

Será fundamental definir una estructura de evento con temática, con tipo de actividades, perfil de los ponentes, días que duraría y demás cuestiones. Se trata de trabajar una “versión beta” para, después, sondear a empresas y entidades, y conocer, así, su receptividad, es decir, si estarían dispuestas a comprar ese evento para que lo organizases con ellos. Tendrás que proponerlo a unas cuantas entidades, con las adaptaciones que precisen a sus especificaciones para personalizarlo y hacerlo exclusivo.

Si alguien te compra la idea y/o tu empresa acepta que organices ese evento, es necesario que te indiquen con exactitud el presupuesto máximo del qué dispones, pues cada entidad dedicará una cantidad diferente, y esto obligará a quitar o poner extras en función de ese presupuesto. Además, es bueno saber si tu empresa o la entidad que te compra la idea, pone todo el dinero necesario o te toca buscar patrocinadores que asuman lo que no te cubren o si tienes que cobrar entrada por asistir a ese congreso y de esa forma obtienes los ingresos que no te cubre la organización ni los patrocinadores. También tendrás que ver si cuentas con una ubicación adecuada para organizar ese evento y/o si lo tienes que alquilar. Determina un presupuesto máximo destinado a los ponentes, porque algunos de ellos tienen una minuta muy alta y otros más asequible. Ninguna de las dos cosas significa calidad y/o mediocridad, depende de cada ponente. Es necesario conocer el objetivo global del congreso, la finalidad, estilo, motivación y enfoque de cada píldora, charla, mesa redonda o conferencia, para poder acertar en las personas propuestas. Esto supone tener una red muy nutrida de posibles ponentes temáticos, a los que has debido ver en acción para evitar sorpresas. Si no los has visto, habrá que buscar videos para ver cómo se desenvuelven o preguntar a personas que los vieron en acción, para intentar no asumir demasiados riesgos. Me ha tocado negociar con muchos ponentes directamente con ellos o sus representantes. Algunos están dispuestos a negociar y otros no.

No voy a entrar a valorar el coste de cada persona por dar una charla. No se trata solo de darla sino prepararla y aportar cosas. Da igual si te parece cara o barata, se trata de si puedes y quieres pagarla y si aporta lo que espera el público que acude al evento. Cada ponente establece su minuta y mientras existan personas y entidades que estén dispuestas a pagarlo, no hay nada que decir. Al final, cuando uno organiza eventos sobre marca personal, reclutamiento, orientación laboral, búsqueda de empleo o la temática que sea, conoces a la gran mayoría de personas que dan charlas sobre ese tema. Yo he traído a mucha gente y sé que son una apuesta segura para volver a contar con ellos; no siempre las entidades quieren repetir y exigen personas nuevas, otras ideas, … algo que no sea “más de lo mismo y repetido”. Es importante aportar otros puntos de vista, frescura y dar oportunidad a gente que está comenzando y que tiene mucho que aportar. En ocasiones, he acertado y, en otras, me he equivocado.

Vivimos en un localismo agudo, donde solo queremos gente “del vecindario”. Sin menospreciar lo local, creo que debe haber una correlación entre los ponentes locales y los de fuera. Éstos, nos pueden abrir la mente a como se hacen las cosas en otra parte. Ni mejor ni peor, no me mal interpretéis. Al final, lo importante es tener una visión global.

Los inconvenientes no previsibles, son frecuentes, por lo que hay que estar preparado. Por ejemplo, bajas de última hora de ponentes, que te cancelan, porque les surge un imprevisto. Recuerdo en una ocasión que un moderador de una mesa redonda en un congreso de mas de 500 personas, el día de antes del congreso se puso muy enfermo, tocó buscar alternativas y al final valoramos todas las opciones y decidimos que lo más adecuado era que la presentase yo. En otras ocasiones que algún ponente se ha caído de la agenda y no daba tiempo a buscar sustitutos, he intentado cubrir ese hueco con otras personas que daban otras conferencias y que podían encajar con el tipo de charla que daba ese otro ponente que fallo.

He visto como grandes congresos con estructura novedosa y ponentes súper cracks eran un fracaso, por no contar con un plazo adecuado para difundirlo, darlo a conocer y conseguir llenarlo, fuese gratuito y/o de pago. Siempre recomiendo comenzar a dar difusión entre 1 o 2 meses antes de la fecha de comienzo y, si es de pago, incluso con más tiempo, para conseguir cubrir costes y garantizar la viabilidad del congreso. Si es gratuito y cuentas con 400 plazas dejas no es descabellado permitir que se inscriban el doble, pues es más habitual de lo que parece que en eventos presenciales falle mucha gente, (en el online, todavía más), con el agravante de que esas personas no avisan de que no acudirán.

El hombre/mujer orquesta ya no funciona. Debes rodearte de un gran equipo de personas que apoyen esa organización antes, durante y después del congreso para cubrir todas las cuestiones que surgen. Es imposible llegar a todo, aunque es bueno que alguna persona sea la que este al tanto de todos los imprevistos y sea capaz de tomar decisiones rápidas antes cuestiones urgentes que surgen.

Al leer todo esto, pensareis que se me han quitado las ganas de organizar eventos. Todo lo contrario. Me apasiona organizarlos y cada uno nuevo que me toca organizar, me permite aprender muchas cosas, conocer a diferentes tipos de personas. Además, siempre estoy en radar para conocer a nuevas personas de las temáticas que organizo eventos, veo redes sociales diversas, canales, foros, asisto a eventos, sigo recomendaciones y estoy con todos los sentidos en alerta.

Está claro que no es fácil, aun no es imposible y teniendo claro lo que uno gana haciendo estas cosas, siempre el retorno es mayor.

¿Por qué motivo tu empresa o tú no organizáis eventos diferentes para tus clientes y/o empleados?

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