Las empresas son lugares vivos ya que las personas que habitan en ellas lo hacen prácticamente los 365 días del año, algo que hace que ocurran cosas dentro de ellas.

Está claro que por mucha planificación que pueda existir en las organizaciones, pueden surgir imprevistos o problemas no controlables, que nos pongan contra las cuerdas en algún momento. Algo no cuadra cuando los mismos imprevistos y urgencias ocurren de forma habitual.

Recuerdo hace años que tuve un responsable que el viernes a última hora, le encantaba mandarte esos correos “bomba” (también estaba la versión de llamada telefónica), donde te pedía algo “para ayer”; eso sí, luego leías y veías toda la cadena de correos y veías que ese requerimiento le llegó a él semanas atrás y al llegar la fecha de entrega, era momento de correr y era entonces cuando delegaba. Como podréis imaginar, daba gusto trabajar así. Esto puede ocurrir una vez por descuido o mala organización, sin embargo, cuando es un acto repetitivo, tienes un gran problema.

Esas urgencias bomba, una vez capeadas, se olvidan, sin hacer nada para evitarlas y conlleva que sean recurrentes.

Para empezar, lánzate estas preguntas sobre tu trabajo y tu empresa:

¿Qué ha motivado las tres últimas urgencias de tu departamento u área?

¿Qué causa las demoras en los proyectos?

¿Por qué motivo no se conocen los plazos concretos de entrega de los proyectos, tareas y demás cuestiones?

¿Tienes un cronograma con tareas a realizar en cada momento para llegar al plazo final y la persona encargada de cada paso?

¿Qué persona de tu organización se encarga de ir controlando que se cumplen los plazos y las tareas?

Cada área o departamento debe estar organizado con tiempo para tener distribuido el trabajo previsto y evitar urgencias por falta de previsión.

Imagínate que trabajas en una entidad financiera, con diversas entidades por tu ciudad. Resulta que hace años que las oficinas necesitan una reforma y se destina una partida de fondos económicos para remodelarlas poco a poco. Ese plan se lanza cada año y para este año están previstas 2 reformas. Imaginemos que trabajas en el área de comunicación de tu organización y te enteras un lunes de que el miércoles se cierra una de esas sucursales y te llama la directora de esa sucursal, para informarte que te busques la vida para comunicarlo sin darte la información, es decir, te pasa su mala organización y su urgencia se convierte en tu urgencia. Por supuesto, en este caso y en todos, el mayor perjudicado es nuestro cliente cuando debería ser al que más se debe cuidar.

¿Cómo puede ser que trabajando en el área de comunicación nadie te informase de ese cierre temporal de sucursal y su nueva ubicación temporal? ¿Cómo es que la sucursal no tenía un plan con plazos de ejecución y con tareas a acometer en cada momento clave del calendario?

No se trata de encontrar culpables sino de buscarle solución rápida y efectiva. No obstante, a posteriori tocará identificar qué fallo en el proceso y ver cómo se puede mejorar, porque de lo contrario, seguirá ocurriendo.

Este caso se debe revisar y modificar al detalle: el sistema de comunicación de esa organización, la gestión y organización del equipo directivo y mandos intermedios y la colaboración, interactuación y trabajo en equipo entre áreas.

Cuando se tiene un problema, urgencia o necesidad por tu mala organización, puedes buscar ayuda, aunque no con el afán de “emplumárselo” a otro. ¡Qué menos que estar liderando tú esa crisis! Y facilitar lo que precisen las personas que van a ayudar a solventar esa emergencia y, demostrar así, que eres el primero en estar involucrado.

No puede ser que surja una crisis con la cuenta de un cliente un lunes, os llegue a vosotros el viernes a media mañana y, tú que no llevas ese cliente, tengas que buscarle una solución, trabajando viernes por la tarde e incluso el fin de semana, mientras el responsable que te pasó el problema, desaparezca a primera hora del viernes y desconecte el teléfono. Una imagen nefasta y que desgraciadamente, es más habitual de lo que uno podría pensar. Ahí es donde se ven a los buenos líderes y jefes. Liderar no es decir a otros lo que tienen que hacer y que se busquen la vida.

De una forma parecida, imaginemos que trabajas en una área o departamento comercial, con un nutrido grupo de vendedores con diversas zonas en el ámbito nacional o internacional. Llegan las vacaciones y la organización indica que los comerciales formen una pareja para cubrirse durante las ausencias de verano. Hasta aquí, es lo más lógico. ¿Qué cara se te queda cuando te das cuenta que, el día que cubres a tu pareja, además, cubres al resto de compañeros porque a algunos se les concede el favor de irse de vacaciones a la vez? Imprevistos, siempre va a haber, pero si existen unas reglas son para cumplirlas. De lo contrario, si no se pueden respetar, se cambian. No puede ser que unos cumplan lo que se exige y a otros se les tolere incumplirlas; nadie es mejor que otro.

Si te surge una urgencia en el trabajo de forma recurrente, analiza previamente por qué ocurre. Va bien que te lances estas preguntas:

¿Es recurrente ese tipo de urgencia en tu día a día? ¿Por qué motivo te organizas tan mal? ¿Qué haces para que esa urgencia evitable no vuelva a ocurrir?  ¿Quién asume el liderazgo de esa urgencia?

No podemos hacer responsables a otros de lo que no tienen culpa, porque cuando vayas dos veces con el mismo problema, se te plantarán y te dirán que no es su problema; la gente tiene vida y planes y no puedes pretender que los demás los cambien por tu mala gestión u organización de tu trabajo.

Eso no tiene que ver con el rol ocupado; algunas personas se piensan que por ser jefes su equipo y demás compañeros les tolerará todo, por el simple hecho de ser responsables de un equipo de personas dentro de esa empresa. Cuando esto no es así, porque tienes unas tareas que cumplir y debes saber organizar el trabajo para evitar esas urgencias que se pueden prevenir en el 95% de los casos.

Si tu jefe te llama todos los viernes para reunirte a las 16:55 cuando tu horario a acaba a las 17 tendrás que solicitarle reuniros bastante antes, para poder organizaros mejor y así poder disfrutar de vuestro fin de semana. Si lo sigue haciendo, un día le tendrás que decir que no puedes, porque a las 17 en punto te pasan a recoger para iros de fin de semana a la playa. No es venganza, no me mal interpretéis, pero sí que es necesario dar un toque de atención, para que se den cuenta que existen más cosas y personas que ellos mismos. Uno no está en contra de trabajar ni de ayudar, pero no puede ser que el que pide ayuda, no respete el tiempo de los demás.

Si a la gente no le hacemos ver que su forma de actuar o trabajar no es la correcta, te seguirá haciendo lo mismo y, sobre todo, si ve que todas las veces consigue lo que quiere, aunque sepa que está mal y que es su responsabilidad. La gente solo aprende sufriendo su mala organización.

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