Cuantas veces te ha ocurrido que estas a priori conversando con otra persona y piensas que está centrada en tu mensaje, porque tú lo vales. Pasa el tiempo y te das cuenta que simplemente quiere que acabes, para replicarte, contarte ella cosas o para cambiar radicalmente de tema. Tus aires de protagonismo han durado muy poco y te das cuenta que tu mensaje no ha llegado.

Si uno pregunta a las personas de una empresa qué cosas deben mejorar de tu compañía, estoy convencido que la gran mayoría de las respuestas será: la comunicación.

El problema es que nos centramos en las herramientas, en el proceso, en el mensaje y el momento de la comunicación, olvidándonos de que los que comunicamos o no somos las personas.

Para empezar, cuando queremos comunicar nos centramos en lo que queremos decir, conseguir, producir o transmitir a la otra parte. No nos centramos en las necesidades que tiene la otra parte, es decir, qué información precisa para entenderlo, procesarlo, ejecutarlo o ponerse en marcha. Solemos asumir que la otra parte tiene la misma información que nosotros y de lo contrario, ya se buscará la vida. Esto genera muchos malentendidos y problemas en las organizaciones. Muchas veces, cuando tu jefe u otro compañero te comunican un nuevo proyecto, tarea o actividad, te cuentan la idea que ellos llevan, a veces con información transmitida de forma muy difusa. Otras veces, te sueltan un “investiga qué se está haciendo en temas en otras ciudades y/o países y prepara un dossier de proyectos de innovación sobre esta temática”. Pero se olvidan de lo realmente importante: contarte para qué lo necesitan, qué finalidad tiene y qué quieren hacer a partir de eso. No cuesta tanto dar toda la información para que la otra parte tenga el enfoque.

Peor todavía es cuando te enteras de información de tu empresa por los medios de comunicación, por un cotilleo o porque alguien de tu empresa te preguntó por ese tema, asumiendo que tú sabías de qué iba la historia. Esto me ha ocurrido y es muy desmotivador, porque no te sientes parte de esa empresa sobre todo cuando se trata de información que deberías tener porque tiene relación directa con tu trabajo. No olvidemos que el buscarse la vida para ejecutar tu trabajo no conlleva que seas adivino; de momento, uno no se puede meter en la cabeza de los demás. Si algo quieres que sepan las partes interesadas, debes comunicarlo en tiempo, forma y con los detalles adecuados.

También debes analizar por qué las personas a veces no transmiten la información; pueden sentir “miedo” o piensan que esa información es poder. Juegan con la información porque a veces su sapiencia o competencia no siempre acompaña o está a la altura el rol que desempeñan en esa organización. Ver esto ayuda a elegir la mejor estrategia para obtener la información que necesitas, sin amenazar o molestar a la otra parte.

En los proyectos de colaboración, exijo lo mismo. Hay quienes llevan en mente la idea y se reparten tareas en el grupo. Si no se tiene toda la información, difícilmente se puede avanzar. Además, tiene que estar bien definido qué hace cada cual. Si tengo que hacer yo todo el trabajo, no necesito a nadie.

No sería la primera vez que me contacta gente y me dice, “oye Juan, querríamos desarrollar algo contigo, eso sí, no se nos ocurre nada. Piensa algo tú y luego ya nosotros nos sumamos”.

Por supuesto, en temas de comunicación el problema siempre es de la otra parte: no se entera, no quiere entenderlo, se hace el despistado o algo le ocurre. Aquí tenemos un gran problema; asumimos que nuestra forma de comunicar es perfecta y no requiere ninguna modificación o cambio. Todos tenemos que modificar cosas en nuestra forma de comunicar. Muchas veces esperamos que sean los demás los que nos digan las cosas. Si necesitas más información, igual te toca lanzarte y solicitarla. Pensamos que los demás piensan actúan o son igual que nosotros y eso es mentirnos de forma estrepitosa. Cada uno vemos el mundo desde nuestros zapatos.

Para empezar, debes analizar y reflexionar sobre estos aspectos de tu comunicación:

  • ¿Utilizas el canal más adecuado para comunicar las cosas? A veces uno usa para todo el email y para algunas cosas es mejor la comunicación directa.
  • ¿Concretas la información que transmites? es decir, ¿vas al grano? Muchas veces das un montón de información que no aporta nada, es más, despista a la otra parte. No mezcles temas que no tienen relación directa. Se trata de dar la información que necesita la otra parte para decidir o realizar algo. Algunas personas son demasiado parcas y no dan toda la información que se debería. Debes ser comedido.
  • ¿Comunicas las cosas a las partes necesarias? Nos encanta poner a multitud personas en copia porque sí. Céntrate en responder quién necesita tener esta información.
  • ¿Eliges el momento adecuado para comunicar? Nos centramos en que el momento elegido es el perfecto, olvidando que igual la otra parte está ocupada o no tiene un buen día. Debes analizar todo esto para triunfar.
  • ¿Puedes transmitirlo de otra forma? Debes insistir o buscar otras formas de comunicarlo, sabiendo adaptarte al nivel del que parten o tienen los otros interlocutores.
  • ¿Cómo son tus interlocutores? Piensa en la forma de ser de las otras personas a las que tienes que comunicar algo. Se trata de analizar cómo les gusta que les comuniquen las cosas, qué forma de pensar tienen y cómo conseguir llamar su atención.
  • ¿Realmente aporta valor eso que comunicas? es decir, ¿es preciso comunicarlo? Suele ser habitual querer comunicar muchas cosas, aunque se quedan en la intención y no siempre es interesante para los receptores del mensaje.
  • ¿Cuál es tu rol a la hora de comunicar? No es lo mismo si gestionas equipos o no. Si tienes personas a tu cargo, debes hacer reuniones grupales regulares para informar de cosas de interés. Las individuales déjalas para cuando sean necesarias, aunque no asumas que tus personas están bien, asegúrate y pregúntales.
  • ¿Valoras el tiempo de los demás igual que el tuyo? Centra tu mensaje al tiempo que tenga la otra parte.
  • ¿Eres paciente o no? Muchas veces queremos la respuesta para “ayer”, cuando has comunicado algo hoy. La gente tiene compromisos y a veces tardará más de lo debido en darte una respuesta. Pero recuerda, que a veces, tú eres esa parte que tarda en responder.
  • ¿Te centras en el problema y su posible solución? No te enroques en personalizar el tema en alguien. El que nunca hace nada, nunca se equivoca (pero no avanza).
  • ¿Cuidas tu tono, volumen y lenguaje corporal? Si gritas mucho parece que estés enfadado y esto no ayuda para que la otra parte este receptiva. Debes estar calmado a la hora de trasmitir tu mensaje o la información.

Comunicar es un proceso grupal y, para que triunfe, debemos pensar en todas las partes involucradas y no solo en nosotros mismos. Muchas veces nos gustaría poder contar en nuestros procesos comunicativos con personas que fuesen igual que nosotros; si esto fuese así, la vida sería muy aburrida. Tú puedes ser muy organizado pero la otra parte muy dispersa, facilítale el trabajo (no significa que se lo hagas) pero que le des la información concreta para que no se lleve por su mala organización, es decir, ponle en antecedentes. Se trata de que te adaptes a la forma de ser de la otra parte.

Cuidado con esas personas que no comunican, sino que endosan su trabajo porque no tienen tiempo o dicen no tenerlo. Debes ser paciente. Va bien mostrarse receptivo a ayudar a otra persona en algo, siempre y cuando no conlleve ya responsabilizarte tú de ese proceso, tarea o actividad para siempre. Comunicar supone saber decir en mas de una ocasión “NO”, o dar la respuesta que no es la esperada o deseada por la otra parte. Es parte de la vida. Más vale una retirada a tiempo que involucrarte mal o sin tiempo en proyectos que sabes que no podrás atender de forma adecuada y satisfactoria. Debes ponerte en el lugar del otro, aunque sin olvidarte de ti y de tus necesidades.

Muchas veces ves que otra parte no está nada receptiva; su respuesta es “NO” de forma continuada, digas lo que digas. Quizás el problema lo tiene contigo. ¿Qué le ha podido sentar mal de ti? ¿Cómo podéis solucionar ese problema que existe entre ambos?

La comunicación corporativa no trata de afinidad o de ser amigos. Muchas veces nos toca comunicarnos con personas con las que no encajamos por forma de ser, de ver la vida o por forma de comportarnos. Eso no es importante aquí. Lo realmente productivo es asumir que nos toca trabajar con esas personas y, por ende, comunicarnos. Poner de tu parte ayudará a avanzar y a que la empresa evolucione en ese proyecto o actividad.

¿Qué partes de tu comunicación debes mejorar?

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