No voy a descubrir nada nuevo si digo que la comunicación es uno de los males endémicos de las organizaciones. Siempre sale en todas las encuestas que la comunicación corporativa no es la deseada.

Partamos de la base de que no son las empresas las que no comunican sino las personas que trabajan en ellas. Muchas veces ocurre que se critica lo poco que se comunica, cuando uno mismo tampoco lo hace. Pero no nos confundamos. Tampoco es cuestión de comunicar todo, pues el exceso, como lo contrario, es malo.

En primer lugar, se debe educar al personal de una empresa sobre qué deben comunicar, cómo comunicarlo (canal), a quién comunicarlo y cuándo hacerlo. Algo no funciona bien cuando la rumorología está más informada que la versión oficial. Siempre se ha dicho que la información es poder, sin embargo, no hacer que fluya consigue desmotivar a tus personas y conlleva otras circunstancias poco gratificantes para nadie.

El otro día me comentaba una amiga que, para enterarse de las novedades de su organización, se había creado alertas en Internet de su empresa y que tenía como favorita la Web de su empresa, porque decía que en muchas ocasiones su empresa no le hacía llegar información relevante sobre proyectos y programas públicos que ella debería conocer y tenía que recurrir a internet para enterarse. Lógicamente, ésta es una mala estrategia de comunicación corporativa. Si la información no llega a las personas más relevantes dentro de la organización para conocerla y difundirla, algo falla y se deben de acometer cambios inmediatos. Esto conlleva más acción y menos planificación. Lo que no se puede hacer es mirar para otro lado y pensar que ya se solucionará.

A veces, el principal problema es que no existe un canal de comunicación. Existen multitud de personas que pueden o no comunicar. Bajo mi punto de vista, debería de nombrarse un enlace que toda la empresa conozca y que esa persona sea la encargada de derivar la comunicación a aquellos implicados (o a todos si es de ámbito general), seguimiento de si esas personas la han derivado o trasladado a sus unidades. Se debe exigir que se potencie la comunicación abierta, eliminando la mayor parte de los mensajeros y más aún, los rumores. Si Dirección General lo manda a los directivos, estos luego a los jefes de sección, estos a los jefes de área y estos a sus equipos, en algún momento se rompe la comunicación y no llega a las personas interesadas de la empresa. Se deben romper esas burocracias corporativas de comunicación para conseguir que esta fluya.

Las personas de una empresa tienen que estar informadas de lo que su organización hace, consigue y ofrece. No cuesta tanto crear un espacio donde se vayan colgando todas esas cosas, proyectos, ideas y demás cuestiones. Hace falta tener voluntad de quererlo hacer. Y se genera un mejor clima laboral.

El tener la comunicación controlada por una persona permite ser riguroso evitando filtrar determinada información delicada. Ciertamente, algunos son especialistas en expandir rumores y noticias que, a toda regla, son confidenciales. Este tipo de comportamiento no se puede  tolerar y se debe cortar de raíz. Las personas tienen que ser conscientes del tipo de información que reciben. Se tiene que acabar lo de “te voy a contar algo pero no se lo cuentes a nadie”. A la definitiva, este método se convierte en un teléfono roto que empieza a desvirtuar la realidad que no es bueno para la empresa.

Teniendo ese canal de comunicación controlado por una persona se evita transmitir mensajes contradictorios, generados por interpretaciones de varias personas. Se ha de ser cercano y directo, con mensajes claros y concisos donde no quepan interpretaciones varias. También se debe asumir que comunicar no es fácil, aunque requiere ponernos mucho más en el lugar de las personas a las que se dirige el mensaje y pensar menos en ti. Es por ello que habrá que pensar en la posible reacción de los receptores de esas noticias.

El momento para comunicar algo es fundamental, porque en más de una ocasión las cosas se comunican tarde y mal. He oído en varias ocasiones el mensaje “todos los años lo dejamos para el final y se nos junta todo” y es algo que no se puede continuar haciendo. Nadie dijo que cambiar hábitos fuese fácil y te surgirán personas internas que se resistirán y harán todo lo posible por no facilitar, a pesar de esto a veces los cambios se deben hacer y todas esas piedras se esquivan o afrontar para salir fortalecidos.

Si se ha detectado que el gran problema en la empresa es la comunicación (o mejor dicho, la falta de ella) y se siguen haciendo las cosas igual, no mejorarán las cosas. Es por ello, que habrá que aplicar cambios, y transformar en acciones que nos permitan transformarla en realidad.

¿Cómo piensas que comunicáis las cosas dentro de tu organización?

* Fuente imágenes utilizadas https://unsplash.com