Las pautas básicas para desarrollar una reunión, serían desde mi punto de vista las siguientes:
– Establecer los objetivos.
– Concretar los asistentes.
– Planificar el orden del día con los temas a tratar.
– Distribuir el orden del día con antelación.
– Establecer contactos previos informativos con los participantes.
– Mantener las discusiones centradas en el tema.
– Fomentar la participación de los asistentes.
– Fomentar la confrontación de ideas.
– Evitar la confrontación de personas.
– Resumir los puntos abordados y extraer conclusiones.
– Cerrar la reunión estableciendo una programación de las acciones que deben ser llevadas a cabo.
– Elaborar un informe final y repartirlo entre los participantes.
Deberá ser evitado a toda costa, que los individuos:
1.- Acaparen turnos de palabra (por ejemplo, retirándoles la atención o haciéndoles ver que no dejan participar a los demás).
2.- Interrumpan las intervenciones de los demás (por ejemplo, instándoles a que respeten los turnos).
3.- Charlen entre ellos (por ejemplo, pidiéndoles que hagan los comentarios para todos).
4.- Eludan participar (por ejemplo, haciéndoles preguntas).