¿Quién no vive esto a diario?

  • ¡Hola! ¿Podemos hablar de este tema ahora?
  • No puedo, tengo una reunión. Y después varias más, así que hasta mañana no tengo tiempo de mirarlo.

Lejos de ser una exageración, esta situación se repite cada vez más y afecta a más gente. Diría yo que se ha convertido en un peligroso síndrome para las personas pero incluso para las empresas. Lo llamaremos el síndrome de la “REUNIONITIS AGUDA”. ¿En qué consiste y quién lo puede sufrir? Cualquier persona que trabaje en una empresa, con independencia de su rol. Se caracteriza porque estas personas pasan el mayor tiempo de sus jornadas laborales reunidas de forma presencial (y últimamente, con esto de la pandemia, no da tregua y las versiones online tampoco dan margen).

Ahora va mi pregunta comprometida ¿Conocéis a alguna persona que lo sufra? Estoy seguro que algunos de vosotros si y es más puede ser que lo sufráis en vuestras propias carnes.

Las personas que sufren este síndrome tienen reuniones que se eternizan en el tiempo, y que suelen enlazarse con otras. Incluso hacen que lleguen a la siguiente tarde, por lo que ya no se respetan los tiempos. Se dan casos en los que los sufridores de este síndrome están reunidos toda la jornada. Por lo que la pregunta es clara. ¿Cuándo hacen su trabajo? Hay quienes tienen que alargar su jornada para sacar adelante temas que se van retrasando.

Es bastante habitual que los responsables de departamento sean víctimas de este fatídico síndrome, terminando en delegar lo importante e ignorando lo no tanto.

Parecía que el teletrabajo iba a erradicar al final esas tediosas y eternas reuniones de trabajo, sin embargo, no ocurrió esto, la presencialidad fue sustituida por la video conferencia a través de alguna de las múltiples plataformas. Lo único que te podía salvar es que tu organización utilizase la versión gratuita que la limita muchas veces a un máximo de 40 minutos o de una hora.

El problema es que las reuniones es una forma peligrosa de rellenar el tiempo y viste muy bien de cara a aparentar que se trabaja. Algunas veces si realizan reuniones periódicas de forma permanente de equipo o de grupo para no contar nada destacado y se está perdiendo el tiempo. Para más guasa, suele pasar que tu responsable en esas reuniones no hable de las novedades, cambios, nuevo proyectos y demás cuestiones de la organización que te pueden afectar. Esa información se deja para el COTILLEO en donde la gente lo lanza con la información que tienen y la que no tienen la aportan extra. Esto al final genera muy mal rollo y algunas empresas lo incentivan.

Para empezar antes de convocar reuniones debes de concretar cuál es el objetivo de esa reunión, qué personas es estrictamente necesario que estén, qué puntos se van a tratar, quién lo va a moderar, quién va a supervisar que se cumplen las tareas por las personas que participan en esa reunión de un proyecto o grupo concreto… Vamos, lo que siempre se ha dicho… tener una agenda y un responsable.

Recuerdo que en una compañía en la que trabaje estuvo constituido un grupo de trabajo durante 3 años para desarrollar procesos, herramientas y materiales relacionados con la orientación. Se reunían de forma periódica los viernes, es más llevaban hasta desayuno, cosa que facilita y une mucho a los miembros del grupo. A día de hoy, sigue siendo un misterio qué hacían; no se materializo en ni tan solo un material concreto nuevo sobre esas materias; no tampoco estaba claro qué objetivos tenía que alcanzar ese grupo, ni tareas a desarrollar, etc. Este tipo de grupos, al final, son una pérdida de tiempo para las personas y para la organización. Tienes a tus personas dejando de ser productivas y no haces nada para cambiar eso de raíz. ¿Qué gana la empresa con esta clara pérdida de tiempo?

Una reunión no es para recordar cosas que ya sabemos todos, se tiene que ir al grano, es decir, ver avances, ajustes necesarios, siguientes pasos, personas encargadas y poco más. Las personas que se enrollan mucho en las reuniones suele ser porque no las han preparado y así demoran y confunden. Una reunión no debería durar más de hora y media para contarnos los avances, cambios y próximas necesidades. Es más, si no existen novedades se puede omitir el celebrarla.

Un punto muy importante es la puntualidad y respeto de los horarios. La gente llega tarde, te cancela la reunión media hora antes de que comience o directamente se olvidan de ella. Con independencia de que seas director, jefe o el rol que ocupes, la falta de formalidad, sobre todo, si es reiterada, no es aceptable. Hay que cumplir con los horarios, de comienzo y los de finalización. No es admisible escuchar cuando se dice que tienes otra reunión escuchar el comentario “que esperen”, ante todo, si el que lo dice es el que ha llegado tarde.

Otro tema igualmente relevante es la preparación. Una reunión tiene que estar preparada por todas las partes. Eso supone haber mandado una agenda detallada con acciones a tratar. No es de recibo que se vaya a una reunión a que te digan, como si estuvieras en el colegio, qué es lo que te tienes que preparar para la siguiente cita. Igualmente, se peca de invitar a demasiada gente que muchas veces, ni siquiera interviene. Seamos prácticos y no acumulemos personas en sillas. Incluso ahora, que se hacen reuniones telemáticas, seamos eficientes: mantengamos reuniones con la gente necesaria y respetemos los tiempos.

Las reuniones deben ser, por lo general, más cortas. Nos juntamos mucha gente dedicando a reuniones más tiempo del que sería efectivo. El tiempo dedicado a reuniones a lo largo de nuestra jornada laboral ordinaria debería ser inferior al 50% del tiempo de nuestra jornada. De lo contrario, los participantes en un porcentaje mayor, no tendrán tiempo de hacer otras tareas… A no ser, que el puesto que tengan sea Asistente a Reuniones, aunque creo que este puesto, no existe como tal. Es recomendable pensar antes de convocar reuniones si son estrictamente necesarias o se pueden evitar haciendo una llamada o mandando un email.

Un concepto tiene que quedar claro. Una reunión no es para dilapidar el trabajo que otros realizan; si algo de lo encargado a esa persona no os gusta, antes de criticarlo de forma feroz, propón alternativas o soluciones. Hay quienes, cuando presentas esa propuesta, no tienen consideración alguna y la tiran por tierra o que no les gusta, si aportar otra opción. Hay que ser constructivos.

A lo largo de los años, se han dedicado muchos recursos formativos para cambiar sus modus operandi de reuniones pero esa formación no parte de un estudio previo de los errores que se cometen en las reuniones en esa organización, es decir, no se generará esa mejora. No obstante, hay que ser realistas y todos sabemos lo que hay que hacer… ¿por qué no lo hacemos?

Una empresa necesita que sus integrantes saquen el trabajo adelante. Cuantas más personas hay en un proceso, más reuniones tiene que haber para coordinar el trabajo. La cúpula directiva es la primera que debe dar ejemplo en esta nueva forma de percibir las reuniones e ir dejando la huella en el resto de las personas de esa empresa. Deben ser los que den ejemplo y exijan ese respeto al tiempo de los demás.

No es imposible; simplemente hay que querer hacerlo.

¿Qué política existe respecto a las reuniones en vuestra empresa?

* Fuente imágenes utilizadas https://unsplash.com