Distinguimos tres momentos en el proceso de la entrevista:

Inicio de la entrevista

Las primeras impresiones juegan un papel muy importante cara al desarrollo posterior de la entrevista (sólo hay una primera ocasión para causar la primera impresión). El objetivo de esta fase de la entrevista es básicamente garantizar el éxito en la relación interpersonal, despertando un clima favorable de confianza. Este clima inicial, visto desde la perspectiva del entrevistador, depende de factores como: el ambiente físico, la forma de acogida, el tono emocional de los primeros minutos, etc.

Por lo que respecta al modo de acogida, éste debe ser cordial y afectuoso. Conviene salir a recibir personalmente al entrevistado o, al menos, adelantarse a saludarle, manifestándose espontáneo y evitando juicios previos por apariencia. Puede ser objeto de diálogo en estos momentos cualquier pregunta intranscendente (aunque siempre de acuerdo con las circunstancias). Se trata de hacer todo lo posible por aliviar la tensión inicial. El clima psicológico que sea capaz de crear el entrevistador es más importante aún que el ambiente físico.

El entrevistador, en consecuencia, debe causar la impresión en su interlocutor de que es una persona con la que es fácil hablar.

Puede resultar conveniente realizar la propia presentación del entrevistador, explicándole con claridad los objetivos que se persiguen con la conversación que se va a mantener. Se puede pedir de manera expresa la colaboración del entrevistado, haciendo resaltar el interés mutuo que ambos tienen en hacer agradable la conversación.

Es muy importante que en las primeras intervenciones, el entrevistador procure adaptar sus peculiaridades a las del interlocutor. En este sentido, puede plantearse un tema central de conversación que haga referencia a algún dato particular de su historial que pueda resultar relativamente intranscendente (“Al leer su solicitud vi que…”). Proponer un tema apropiado en la charla inicial sobre generalidades es la mejor manera de encaminar al aspirante hacia un comienzo espontáneo. De ahí que el entrevistador deba tener pensados uno o dos temas generales de conversación para comenzar la entrevista.

Tras esta breve charla introductoria, el paso al tema que nos ocupa se debe producir a través de una pregunta introductoria global, que sea completa y que intente detallar los principales factores que es preciso conocer, por ejemplo, de la experiencia profesional del entrevistado.

Desarrollo de la entrevista

Es ésta la fase trascendental. Aquí es donde especialmente se han de aplicar las técnicas específicas que antes se han comentado. Aquí nos vamos a referir sólo a cuatro cuestiones: los objetivos, las áreas de análisis, la forma en que proporcionar información y algunos de los principales errores a evitar.

Los objetivos principales de esta fase serían:

Obtener información sobre antecedentes personales y familiares

– Recabar datos detallados acerca de la formación y la experiencia

– Evaluar el nivel de rendimiento en cada puesto de trabajo

– Analizar las características personales

– Proporcionar la información necesaria

Las principales áreas de análisis serían: el historial personal, el historial formativo y profesional, motivación, intereses, actitudes, relaciones interpersonales, personalidad, apariencia exterior, etc.

Si se pretende conseguir un clima de diálogo, una conversación auténtica, el entrevistador también debe jugar con el hecho de que en un momento u otro deberá proporcionar ciertas informaciones a su interlocutor. Estas informaciones deben ser concisas, breves, sin elementos accesorios. Se debe procurar no manifestar opiniones personales que puedan involucrar en exceso al entrevistador. Sin embargo, tampoco es útil negar la información ya que esto puede repercutir en pérdida de confianza en la relación.

Los principales errores en que se puede caer en estos momentos serían:

Inducir respuestas deseadas

– No escuchar activamente, prestando escasa atención o revelando cierta falta de interés en la conversación

– Manifestar (verbal o no verbalmente) deseos de finalizar la entrevista cuanto antes

– Hablar más de lo necesario

– Tomar excesivas notas, distorsionando la relación.

Cierre de la entrevista

Antes de finalizar la entrevista, se debe cerciorar de que toda la información que necesitaba ha quedado recogida. Puede ser el momento de centrar la conversación sobre los puntos fuertes y los puntos débiles del entrevistado, según los objetivos definidos al principio. En este sentido, puede ser incluso interesante pedirle al mismo entrevistado que los defina.

También se le debe dar la oportunidad de solicitar alguna aclaración o alguna información acerca de cualquier aspecto relacionado con el motivo de la entrevista. Siempre se le debe proporcionar información acerca de lo que ocurrirá tras esta entrevista.

La conversación debe finalizar en términos agradables, agradeciendo al entrevistado su buena disposición y su interés en el tema que nos ha ocupado.